Версия программы обновлена 24.06.2021г.
Для первого использования программы, ознакомьтесь с инструкцией ниже. Инструкция может не содержать описание новых функций.
Вам или Вашим сотрудникам необходимо часто заполнять однотипные документы. Это могут быть договора, приказы, внутренние формы документов. В таких документах в основном содержится одна и та же информация (реквизиты организации, данные о сотруднике, и т.д.). Например, для продажи товара новой организации, Вам надо заполнить три разных документа (Анкета организации, Договор купли-продажи, Акт передачи товара), все эти документы для каждого клиента одинаковые, меняется только данные самого клиента. Так же, во всех трех документах содержится одна и та же информация, но в разных местах документа, и надо копировать и вставлять кусочки нужной информации из одного места в другое. Мы столкнулись с подобной проблемой, посоветовались с партнерами, и оказалось, что для них эта проблема тоже актуальна. Решили разработать программу, которая сможет взять шаблоны документов(обычный документ в формате MS Word, где меняющиеся данные заменены полями для вставки - слово в квадратных скобках - [fio], [nomer dogovora]) и заменить эти поля сразу во всех документах на нужные данные. Так как у нас данные о клиентах повторялись, то что бы не вносить заново эти данные каждый рах, решили, что они все будут храниться в файле в формате MS Excel и для формирования документов, будет просто выбираться нужная строка из этого файла. Это позволило заполнять значительно сократить время на подготовку документов. Во-первых, не надо следить за форматированием текста, текст в вноситься любым шрифтом, любого размера или цвета (что актуально когда копируешь данные или из электронного письма или с сайта компании клиента, где данные имеют разное форматирование) Во-вторых, данные надо скопировать или ввести один раз для всех документов - даже фамилию директора, или название компании клиента, нет необходимости вносить несколько (даже если эти данные встречаются в одном договоре в нескольких местах) В-третьих, информация сохраняется, а значит можно сформировать документы заново в любой момент, или использовать эти данные для дальнейшей обработки - аналитика\ статистика и т.д. в программе MS Excel или загрузить в другое ПО для обработки. Так же, добавлены настройки для более удобной работы, которые позволят упростить Вашу работу с программой (подробнее в описании новых возможностей)
Установка, настройка и работа с программой
Для работы программы "ШаблонББ2", необходимо:
FIO | DataDog | NomDog | Tabnom | Addres | Tel |
---|---|---|---|---|---|
Иванов Сергей Васильевич | 19.01.2015 | 2507155 | 1054 | Сормовская 47/Б | 8-988-885-85-85 |
Сергеев Леонид Семонович | 19.12.2012 | 25415 | 568 | Ленина 15 | 8-977-877-87-87 |
- распаковать архив, например, на диск C:\
- в папке программы есть две папки:
- shablon - здесь должны храниться шаблоны документов в формате MS Word (*.doc, *.docx)
- docum - здесь будут сохраняться сформированные, заполненные документы. Имена файлов будут соответствовать именам шаблонов документов
- сформировать шаблоны Ваших документов. Это делается в программе MS Word. Пример небольшого щаблона, Вы можете посмотреть в папке Shablon. Данные, которые необходимо вставлять в шаблон ограничиваются "квадратными скобками", например [FIO], и будем называть их "шаблонные поля".
- заполнить файл замен (replace.xls). Там есть тестовые данные для тестового шаблона. Вам необходимо удалить все из этого файла и заполнить сначала первую строку. Она заполняется "шаблонными полями" из файла шаблона. Например в шаблоне есть [FIO] и оно встречается там 6 раз, в таком случае в файл замен(replace.xls) надо добавить колонку FIO (без "квадратных скобок"). После заполнения файла всеми "шаблонными полями", вы получите файл с заполненной верхней строкой всеми "шаблонными полями".
- внести данные для замены в файл замен. Если Вам могут понадобиться предыдущие данные, то данные для новых документов заполняются в следующей строке. Например мы получим такую таблицу:
- Теперь можно запускать программу (ShablonBB.exe)
- Окно программы разделено на две части: список шаблонов и данные для замены.
- Нажимаем кнопку "Загрузить шаблоны". Появиться список найденных шаблонов
- Нажимаем кнопку "Загрузить данные". Появляются данные для замены из файла замен.
- Выбираем нужные шаблоны (по-умолчанию, выбраны все шаблоны) и нажимаем левой кнопкой на нужной строке из списка данных для замены.
- Нажимаем кнопку "Сформировать"
- По окончанию работы программы, в папке Docum будут лежать готовые документы.
ВАЖНО! Не забывайте копировать готовые документы из папки docum, так как последующее формирование документов перезапишет текущие (Или используйте новую возможность программы, которая складывает документы в отдельную папку).
В новой версии появились следующие возможности и изменения:
- Добавлена возможность мультивыбора (несколько строк для формирования документов). Левая кнопка мыши выделяет строку, правая отменяет выделение. Работает только при включенном режиме "Множественный выбор".
- Удалены сообщения которые появлялись при формировании документов (01.09.2020)
- Переделан алгоритм формирования имени файла и каталога. (10.12.2019) Теперь каталог формируется всегда. Имя каталога определяется настройкой - по имени шаблона или выбранной колонке. Имя файла формируется по одному из двух алгоритмов - шаблон+выбранная колонка или выбранная колонка +шаблон. Так же дописывается в конец имени файла и каталога - порядковый номер записи
- Добавлена проверка на одинаковые поля (08.12.2019) - при формировании файлов проверяется - есть ли двойники в указанной колонке, если двойники есть в таблице замен, то к имени колонки(папки или файла) дописывается номер строки из таблицы замен, ВНИМАНИЕ! ДЛЯ ВСЕХ ФАЙЛОВ/ПАПОК, НЕ ТОЛЬКО С ДВОЙНИКАМИ. Например, если выбрано поле "Фамилия" и в таблице есть две или более одинаковых фамилий, то имя файла или папки сформируется так "12_Иванов.." и "489_Иванов.."
- Добавлен порядок формирования имени файла (08.12.2019) - теперь можно в настройках указать как формировать имя файла "ИмяФайлаШаблона-ЗначениеВыбранногоПоля" или "ЗначениеВыбранногоПоля-ИмяФайлаШаблона"
- Исправлена ошибка - после сохранения данных Excel файла через программу - нули в начале текста удалялись, так же длинные числа обрезались с конца(03.12.2019)
- Изменен внешний вид программы (31.05.2019)
- Замена в колонтитулах вынесена в настройку - если выключена - колонтитулы не меняются. Отключение настройки - увеличивает работу программы в несколько раз (31.05.2019)
- Добавлена возможность выбора файла замен replace.xls, а так же поддержка файлов .xlsx (31.05.2019)
- Добавлена возможность выбора каталога шаблонов на любом диске или по локальной сети (31.05.2019)
- Добавлен индикатор выполнения (30.05.2019)
- Изменен порядок формирования имени файла (30.05.2019) - теперь имя файла формируется как "ИмяФайлаШаблона-ЗначениеВыбранногоПоля"
- Добавлена возможность сохранять готовые документ в PDF формат(29.05.2019г) - на основном окне настройка разовая, для сохранения настройки по-умолчанию необходимо зайти в настройки программы
- Изменено формирование имени файла - вместо знака "_" добавляется "-"(29.05.2019г)
- Исправлена работа с возможность ВЗЯТЬ ПОЛЯ из колонтитулов(29.05.2019г)
- Исправлена работа с колонтитулами (05.12.2018г)
- Возможность выбрать папку с шаблонами (05.12.2018г)
- Добавлена возможность "взять" из файла шаблона все поля для замены(которые находятся между знаков []. ВКЛЮЧАЯ колонтитулы) (31.10.2018г)
- Изменен внешний вид программы (26.10.2018г)
- Добавлена возможность "взять" из файла шаблона все поля для замены(которые находятся между знаков []. Кроме колонтитулов - в разработке) (26.10.2018г)
- Добавлена возможность сразу добавить в таблицу "взятое" поле для замены (26.10.2018г)
- Возможность сформировать выбранные документы сразу по всем данным в таблице (26.10.2018г)
- Замена данных в колонтитулах!!! (20.05.2018г)
- Немного изменен внешний вид программы
- Добавлена возможность поиска данных в таблице для замен. Используется для поиска нужной строки для замены в большом массиве данных
- Добавлена возможность формировать имя папки для документов по выбранному столбцу
- Изменено отображение шаблонов (ранее отображался полный пусть к файлу шаблона, за счет чего, не всегда было видно имя самого шаблона) на отображение только имен файлов шаблонов.
- Возможность выбрать необходимые шаблоны для формирования документов (один или несколько, при помощи клавиш SHIFT и CTRL)
- Редактирование данных для замены прямо в окне программы (для этого добавлены кнопки - Добавить строки, добавить столбцы, удалить строки, удалить столбец и сохранить данные) без необходимости редактирования файла replace.xls
- Возможность передвигать колонки, менять их между собой местами(для удобства просмотра или заполнения)
- Возможность менять ширину колонок мышью (аналогично программе MS Excel)
- Возможность сохранять документы в отдельные папки с использованием одной из колонок как шаблон. Например, в списке замен есть колонка с номеров договора, её можно выбрать в списке для формирования папки для документов, и формировать документы по очереди на всех клиентов(поставщиков), в итоге, в папке "DOCUM" (где раньше создавались документы, и необходимо было их копировать, прежде чем сформировать новые) создается папка с номеров договора (например, 210244) и в неё уже сохраняются сформированные документы. Аналогично можно использовать колонку с ФИО (если они не повторяются), названием юр. лица, или ИНН.
- Возможность занесения справочных данных (личные поля) - например документы формируют несколько разных менеджеров. В договор необходимо вставлять информацию, в зависимости от менеджера, который формирует документы. В таком случае надо было в файле replace.xls для каждой строчки с клиентов вводить одни и те же данные менеджера, как например, ФИО, должность, отдел, телефон и т.д. Теперь эти данные можно внести один раз в отдельном окне, и они будут использоваться далее для всех клиентов и шаблонов документов
- Возможность создания справки по программе. Так как собственная справка у программы отсутствует(краткое описание только на сайте), добавлена возможность сделать собственную справку для программы. Для этого отредактируйте файл help.txt и он будет использоваться в программе
Если для Ваших задач программа не совсем подходит, то Вы можете отправить письмо на адрес site@torg-kkm.ru с Вашими пожеланиями по доработке программы. После рассмотрения, возможно, будет сделана доработка программы.