Вам или Вашим сотрудникам необходимо часто заполнять однотипные документы. Это могут быть договора, приказы, внутренние формы документов. В таких документах в основном содержится одна и та же информация (реквизиты организации, данные о сотруднике, и т.д.). Например, Вам надо заполнить три разных документа (Анкета организации, Договор купли-продажи, Акт передачи, согласие на обработку персональных данных и т.д.), все эти документы для каждого клиента одинаковые, меняется только данные самого клиента. Так же, во всех этих документах содержится одна и та же информация, но в разных местах документа, и надо копировать и вставлять кусочки нужной информации из одного места в другое.
Мы столкнулись с подобной проблемой, посоветовались с партнерами, и оказалось, что для них эта проблема тоже актуальна. Решили разработать программу, которая сможет взять шаблоны документов(обычный документ в формате MS Word, где меняющиеся данные заменены полями для вставки - слово в квадратных скобках - [fio], [nomer dogovora]) и заменить эти поля сразу во всех документах на нужные данные. Так как у нас данные о клиентах повторялись, то что бы не вносить заново эти данные каждый раз, решили, что они все будут храниться в файле в формате MS Excel и для формирования документов, будет просто выбираться нужная строка из этого файла. Это позволило заполнять значительно сократить время на подготовку документов.
- Во-первых, не надо следить за форматированием текста, текст вносится любым шрифтом, любого размера или цвета (что актуально когда копируешь данные или из электронного письма или с сайта компании клиента, где данные имеют разное форматирование).
- Во-вторых, данные надо скопировать или ввести один раз для всех документов - даже фамилию директора, или название компании клиента, нет необходимости вносить несколько (даже если эти данные встречаются в одном договоре в нескольких местах)
- В-третьих, информация сохраняется, а значит можно сформировать документы заново в любой момент, или использовать эти данные для дальнейшей обработки - аналитика\ статистика и т.д. в программе MS Excel или загрузить в другое ПО для обработки.
Так же, добавлены настройки для более удобной работы, которые позволят упростить Вашу работу с программой (подробнее в описании новых возможностей)
Версия программы обновлена 22.11.2023г.
Для первого использования программы, ознакомьтесь с инструкцией ниже. Инструкция может не содержать описание новых функций. Список новых функций и изменений - внизу страницы.
Небольшое видео (правда, для старой версии, но принцип работы остался тот же)
Так выглядит Шаблон. В папке "shablon" - есть файл пример шаблона документа. Желтым выделены "Поля для замены" - названия полей могут быть любыми, хоть русскими, хоть латинскими буквами и цифрами, главное - содержаться должны внутри квадратных скобок:
Основное окно программы.
- Левая часть - список Шаблонов документов и Поля для замены - можно получить список названий всех Полей внутри выбранного Шаблона и добавить выборочные поля или все новые поля в таблицу для замен (правая часть).
- Правая часть - таблица данных.
- Здесь можно загрузить файл с данными и выбирать нужные строки (по одной, несколько сразу или все), которые будут подставляться в Шаблон заменяя Поля для замены нужными данными.
- Предусмотрен выбор листа (используется Файл Excel где может быть несколько листов, например, Покупатели, Сотрудники и т.д.).
- Поиск - для поиска нужной строки данных.
- Присутствуют кнопки добавления/удаления строк или столбцов, для редактирования данных внутри программы (иначе можно просто редактировать файл в программе Excel).
Окно Настройки
- Личные поля для замены. Используется для индивидуальных подстановок, или тех, что не относятся напрямую к данным в таблице. Например, есть таблица с данными Сотрудников, или Покупателей, которыми наполняется файл, но при этом, необходимо указывать Автора документов(исполнителя) - что бы не вносить эти данные в файл с сотрудниками в каждую строку, тем более что файл может быть общий, и пользоваться разные сотрудники(исполнители). Указав тут свои ФИО, они будут подставлены. Или указать дату, которая к данным не относится, например, дата выдачи документов - если сформированные сегодня документы, выдаются через 7 дней, то можно поставить дату на 7 дней больше в Личных полях, и весь день формировать документы с датой выдачи.
- Заменять колонтитулы - если она отключена, то данные в колонтитулах не меняются, если включена, то поиск для замены происходит и там, что значительно замедляет работу программы. Поэтому, по умолчанию, эта настройка выключена.
- Формат файла - формат создаваемого файла.
- HTML справка - показывать справку из файла help.html, иначе из файла help.txt - справки НЕ СУЩЕСТВУЕТ - файлы заполняются пользователем при необходимости
- Имя файла - "Шаблон-имя колонки" или "Имя колонки-шаблон" - имя файла формируется как название файла шаблона, тире, имя колонки, или наоборот. Пример: Шаблон (Договор(КО).doc), имя выбранной колонки (nomdog), в выбранной строке с данными номер договора - "1252ET2512". Имя сформированного файла будет или "Договор(КО)-1252ET2512" или "1252ET2512-Договор(КО)".
Итог выполнения
Сформированные файлы сохраняются в папку "docum". Дальше, в зависимости от настроек формируются дополнительные папки, а внутри готовые документы.
Все поля для замены заменены на данные из таблицы для замен. Желтым цветом подсвечено для наглядности, в реальном документе оформление будет как в шаблоне, без своевольных украшательств.
Установка, настройка и работа с программой
Для работы программы "ШаблонББ2", необходимо:
- Скачать Скачать ShablonBB и распаковать архив, например, на диск C:\
- В папке программы есть две папки:
- shablon - здесь должны храниться шаблоны документов в формате MS Word (*.doc, *.docx)
- docum - здесь будут сохраняться сформированные, заполненные документы. Имена файлов будут соответствовать именам шаблонов документов
- Сформировать шаблоны Ваших документов. Это делается в программе MS Word. Пример небольшого шаблона, Вы можете посмотреть в папке Shablon. Данные, которые необходимо вставлять в шаблон ограничиваются "квадратными скобками", например [FIO], и будем называть их "Шаблонные поля" или "Поля шаблона".
- Заполнить файл замен(он же файл данных, файл данных для подстановки) - replace.xls. Там есть тестовые данные для тестового шаблона. Есть два варианта:
- Первый - необходимо удалить все из этого файла и заполнить сначала первую строку. Она заполняется "шаблонными полями" из файла шаблона. Например в шаблоне есть [FIO] и оно встречается там 6 раз, в таком случае в файл замен(replace.xls) надо добавить колонку FIO (без "квадратных скобок"). После заполнения файла всеми "шаблонными полями", вы получите файл с заполненной верхней строкой всеми "шаблонными полями".
- Второй - после запуска программы и загрузки файлов шаблонов, можно выбрать шаблон, и запустить поиск "полей шаблона", программа покажет список найденных полей и можно автоматически добавить по-одному или сразу все.
- внести данные для замены в файл замен. Если Вам могут понадобиться предыдущие данные, то данные для новых документов заполняются в следующей строке. Например мы получим такую таблицу:
FIO | DataDog | NomDog | Tabnom | Addres | Tel |
---|---|---|---|---|---|
Иванов Сергей Васильевич | 19.01.2015 | 2507155 | 1054 | Сормовская 47/Б | 8-988-885-85-85 |
Сергеев Леонид Семонович | 19.12.2012 | 25415 | 568 | Ленина 15 | 8-977-877-87-87 |
Теперь можно запускать программу (ShablonBB.exe)
- Нажимаем кнопку "Загрузить шаблоны и данные". Появиться список найденных шаблонов слева, а справа откроется таблица с данными для замены
- Выбираем нужные шаблоны (по-умолчанию, выбраны все шаблоны) и нажимаем левой кнопкой мыши справа на нужной строке из списка данных для замены.
- Нажимаем кнопку "Сформировать документы".
- По окончанию работы программы, в папке Docum будут лежать готовые документы.
Это описание самого простого варианта работы, без дополнительных настроек.
Описание настроек:
- Формат файла - формат итогового файла, оставить в формате Word или после создания документа, сделать его конвертацию в формат PDF
- Формировать имя папки - итоговые документы будут сложены в папки внутри папки Docum. Эта настройка позволяет определить как будут называться папки. "По шаблону" - имя каталога будет такое де как имя файла шаблона, например "Договор (КО)" . Это удобно, когда надо хранить разные документы по типу документа. "По колонке" - имя каталога будет взято из таблицы замен из той строки, по которой формируются документы, и из той колонки(столбца), которые выбран в настройке(список колонок для выбора). Например выбрали столбец "Номер договора", и формируем по строке. где номер договора - "252635-НТВ_ооо" - в итоге, получим папку с таким именем, где будут лежать готовые документы по всем выбранным шаблонам. Если будет выбрано несколько строк данных, или "Сформировать по всем данным", то для каждой строки возьмется свой номер договора и создадутся папки. Этот вариант удобен, когда надо сформировать по разным строкам или по нескольким шаблонам сразу целый ПАКЕТ документов, в таком случае, получим папку на одну строку. где внутри будут все документы по выбранным шаблонам для этой строки.
- Все строки - будут сформированы документы по выбранным шаблонам по всем строкам данных активного листа
- Множественный выбор - позволяет выбрать несколько разбросанных в таблице строк. После его активации, левая кнопка мыши - добавляет строку в "набор" (отмечается слева салатовым цветом), а правая кнопка мыши, убирает из "набора" строку. Формирование документом будет произведено по строкам из "набора"
Справка для программы не написана, но имеется два варианта, в настройках есть возможность выбора, какой из них использовать:
- help.txt - просто текстовый файл
- help.html - страница справки для открытия браузером без интернета, с возможностью сделать интерактивную справку - нужны знания html
ВАЖНО! Не забывайте копировать готовые документы из папки docum, так как последующее формирование документов перезапишет текущие (Или используйте новую возможность программы, которая складывает документы в отдельную папку).
В новой версии появились следующие возможности и изменения:
- Переделан внешний вид программы. Исправлена ошибка с сохранением формата файла для следующего запуска. (22.11.2023)
- Возможность выбора листа в файле замен. Если файл замен в Excel имеет несколько листов, то ранее использовался только первый, сейчас можно менять какой лист использовать (03.05.2023)
- Добавлена возможность мультивыбора (несколько строк для формирования документов). Левая кнопка мыши выделяет строку, правая отменяет выделение. Работает только при включенном режиме "Множественный выбор". (24.06.2021)
- Удалены сообщения которые появлялись при формировании документов (01.09.2020)
- Переделан алгоритм формирования имени файла и каталога. (10.12.2019) Теперь каталог формируется всегда. Имя каталога определяется настройкой - по имени шаблона или выбранной колонке. Имя файла формируется по одному из двух алгоритмов - шаблон+выбранная колонка или выбранная колонка +шаблон. Так же дописывается в конец имени файла и каталога - порядковый номер записи
- Добавлена проверка на одинаковые поля (08.12.2019) - при формировании файлов проверяется - есть ли двойники в указанной колонке, если двойники есть в таблице замен, то к имени колонки(папки или файла) дописывается номер строки из таблицы замен, ВНИМАНИЕ! ДЛЯ ВСЕХ ФАЙЛОВ/ПАПОК, НЕ ТОЛЬКО С ДВОЙНИКАМИ. Например, если выбрано поле "Фамилия" и в таблице есть две или более одинаковых фамилий, то имя файла или папки сформируется так "12_Иванов.." и "489_Иванов.."
- Добавлен порядок формирования имени файла (08.12.2019) - теперь можно в настройках указать как формировать имя файла "ИмяФайлаШаблона-ЗначениеВыбранногоПоля" или "ЗначениеВыбранногоПоля-ИмяФайлаШаблона"
- Исправлена ошибка - после сохранения данных Excel файла через программу - нули в начале текста удалялись, так же длинные числа обрезались с конца(03.12.2019)
- Изменен внешний вид программы (31.05.2019)
- Замена в колонтитулах вынесена в настройку - если выключена - колонтитулы не меняются. Отключение настройки - увеличивает работу программы в несколько раз (31.05.2019)
- Добавлена возможность выбора файла замен replace.xls, а так же поддержка файлов .xlsx (31.05.2019)
- Добавлена возможность выбора каталога шаблонов на любом диске или по локальной сети (31.05.2019)
- Добавлен индикатор выполнения (30.05.2019)
- Изменен порядок формирования имени файла (30.05.2019) - теперь имя файла формируется как "ИмяФайлаШаблона-ЗначениеВыбранногоПоля"
- Добавлена возможность сохранять готовые документ в PDF формат(29.05.2019г) - на основном окне настройка разовая, для сохранения настройки по-умолчанию необходимо зайти в настройки программы
- Изменено формирование имени файла - вместо знака "_" добавляется "-"(29.05.2019г)
- Исправлена работа с возможность ВЗЯТЬ ПОЛЯ из колонтитулов(29.05.2019г)
- Исправлена работа с колонтитулами (05.12.2018г)
- Возможность выбрать папку с шаблонами (05.12.2018г)
- Добавлена возможность "взять" из файла шаблона все поля для замены(которые находятся между знаков []. ВКЛЮЧАЯ колонтитулы) (31.10.2018г)
- Изменен внешний вид программы (26.10.2018г)
- Добавлена возможность "взять" из файла шаблона все поля для замены(которые находятся между знаков []. Кроме колонтитулов - в разработке) (26.10.2018г)
- Добавлена возможность сразу добавить в таблицу "взятое" поле для замены (26.10.2018г)
- Возможность сформировать выбранные документы сразу по всем данным в таблице (26.10.2018г)
- Замена данных в колонтитулах!!! (20.05.2018г)
- Немного изменен внешний вид программы
- Добавлена возможность поиска данных в таблице для замен. Используется для поиска нужной строки для замены в большом массиве данных
- Добавлена возможность формировать имя папки для документов по выбранному столбцу
- Изменено отображение шаблонов (ранее отображался полный пусть к файлу шаблона, за счет чего, не всегда было видно имя самого шаблона) на отображение только имен файлов шаблонов.
- Возможность выбрать необходимые шаблоны для формирования документов (один или несколько, при помощи клавиш SHIFT и CTRL)
- Редактирование данных для замены прямо в окне программы (для этого добавлены кнопки - Добавить строки, добавить столбцы, удалить строки, удалить столбец и сохранить данные) без необходимости редактирования файла replace.xls
- Возможность передвигать колонки, менять их между собой местами(для удобства просмотра или заполнения)
- Возможность менять ширину колонок мышью (аналогично программе MS Excel)
- Возможность сохранять документы в отдельные папки с использованием одной из колонок как шаблон. Например, в списке замен есть колонка с номеров договора, её можно выбрать в списке для формирования папки для документов, и формировать документы по очереди на всех клиентов(поставщиков), в итоге, в папке "DOCUM" (где раньше создавались документы, и необходимо было их копировать, прежде чем сформировать новые) создается папка с номеров договора (например, 210244) и в неё уже сохраняются сформированные документы. Аналогично можно использовать колонку с ФИО (если они не повторяются), названием юр. лица, или ИНН.
- Возможность занесения справочных данных (личные поля) - например документы формируют несколько разных менеджеров. В договор необходимо вставлять информацию, в зависимости от менеджера, который формирует документы. В таком случае надо было в файле replace.xls для каждой строчки с клиентов вводить одни и те же данные менеджера, как например, ФИО, должность, отдел, телефон и т.д. Теперь эти данные можно внести один раз в отдельном окне, и они будут использоваться далее для всех клиентов и шаблонов документов
- Возможность создания справки по программе. Так как собственная справка у программы отсутствует(краткое описание только на сайте), добавлена возможность сделать собственную справку для программы. Для этого отредактируйте файл help.txt и он будет использоваться в программе
Если для Ваших задач программа не совсем подходит, то Вы можете отправить письмо на адрес site@torg-kkm.ru с Вашими пожеланиями по доработке программы. После рассмотрения, возможно, будет сделана доработка программы.